如何打好外贸管理软件有效运行的持久战？

2020-05-18

不知道您已经使用汇信外贸管理软件有多久了呢？刚开始？两三年？五六年亦或是已经长达十年以上了？系统顺利上线固然可贺，但对一个ERP项目而言，后期的运维工作同样重要。因此，在外贸管理软件运作初期必须建立对系统数据关键点每天稽核的制度。从制度上要求和保证各个用户及时、准确、完整的数据录入，使物流、信息流、资金流保持一致，从而保证随时从ERP系统获取的信息都是真实有效的。

如果说数据是基础，那么流程就是灵魂。外贸管理软件上线前需要对业务流程进行改进或重组，主要是为了让ERP软件流程与公司业务流程配合一致而进行的改进，这对公司来说属于大规模改革性质的流程改进。但另一方面，企业在应用外贸管理软件后，也必然会发现很多的管理制度与系统还会产生差异与不一致，这个时候就需要对原有的务流程进行调整。需要调整流程的不仅仅是那些上线时未纳入系统的流程，还包括已经运行了一段时间的系统流程。但有一个前提需要清楚的是，必须先确保业务流程的稳定，然后才能进行微调和改良。否则企业整天处于大规模的革命性业务流程变动，会让员工不知如何操作，对ERP系统的稳定运行是致命的打击。

一般的方法是先将主要业务流程用好，再逐步扩展到次要业务流程。同时，对于新发生或者新产生的业务流程，首先要分析这种新产生的业务流程是否为企业一定要选择或执行的业务流程。其次要分析该业务流程是否要纳入外贸管理软件系统。还有在将新的业务流程纳入系统时一定要做到“数据准，流程清，规则明，操作熟”。因此，我们必须对使用过程中，不合理的流程、不合理的操作进行设置，对于企业的实际业务变更做出响应和改良。

汇信软件一直践行的原则就是：稳定运行后，也不能忘了终端用户。所以一旦稳定的外贸管理软件被创建完成，我们将实现每2-3个月对每个终端用户进行一次回访，形成文档，以便用于后期培训及流程改良时使用。我们坚信，只有建立了规范的维护服务流程和管理制度，ERP才会应用得更顺畅。

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