分享几个让外贸管理软件成为企业助手的妙招！

2020-04-15

尊敬的外贸人：

      您好！您是否在目前的行业“空窗期”，动过企业整改、完善信息化的心思呢？或许考虑过，但是被网络上铺天盖地的宣传与解读给镇住了，一时间也不知道到底应不应该为企业引入外贸管理软件。其实，上软件并没有这么恐怖，外贸管理软件可以帮企业有效的做数据分析，规范流程，建立风险预警机制，实现数字化转型，是提升管理水平的辅助性配套工具。

      我们都知道外贸公司的工作流程大致分为：国外客户询价；外贸公司去工厂询价或者根据自己工厂的成本核算出来外销价格，并形成报价单发给客户。报价顺利的话，进入合同签订环节，客户支付预付款；外贸公司下采购到工厂，或者是下达生产计划到自己的工厂；生产完成以后便会安排出运做报关清关等一系列的单据。接下来就是对客户的收款以及供货商的付款，最终核算每一票的实际利润。

      那外贸管理软件如何实现上述流程管理呢？

      首先，外贸管理软件具备包含以上各个环节的数据模块，即：客户询价，工厂报价，对外报价，外销合同，采购合同，制单，收汇付款模块。在具备这些模块的同时，还要具备使得工作简便化，提高工作效率的作用。外贸管理软件对于外贸公司而言是一个非常有利的工具。

      第一，所有的员工都在同一个平台上操作业务，规范性比较强。

      第二，通过外贸管理软件可以快速的制作单据，特别是报关清关结汇等单据格式的制作，节省人力。

      第三，软件有很好的关联性，可以快速的查到历史成交，历史采购价格，历史报价等历史信息。

      第四，软件具备强大的分析功能，可以快速的提炼出你想要的统计数据。比如客户在一年内的成交，业务员一年内的成交，已出运和未出运数据，每一次出运的利润情况等等。特别说明一下利润核算，倘若没有这样一个工具，我们可能需要很多的人来统计各自的数据，一块儿汇总的财务，然后再出来一个数据得出结果。这就浪费了双倍的劳动力。

      其实，人们对外贸管理软件又爱又恨的偏见在于软件的实施效果。软件实施的不好，如果数据只能进不能出，那么就意味着工作量加倍，虽然领导想要的管控结果达到了，但是业务员苦不堪言。所以，为保证外贸管理软件的成功上线：

      第一，外贸公司的项目经理需要具备：了解公司全部的业务流程，电脑技术水平较高，在公司里面有绝对的推动力的人来推动项目。

      第二，在软件调研阶段，要与汇信的工程师充分的沟通，确认需求及解决方案。

      第三，积极的参与软件的学习不要以业务繁忙而放弃学习。

      第四，上软件之初就意味着工作习惯的切换，从原来的Excel工作模式切换到系统管理软件上。外贸管理软件项目的推动人一定要带动大家一起克服习惯改变的情绪。过程是痛苦的，但痛苦是短暂的，克服过去以后就是新生。

      第五，信息化是每个企业的必走之路，实现数字化转型是外贸企业长治久安的法宝。

      最后，希望我的观点能给您带来一些启发，祝愿所有外贸企业都能在信息化实践的道路上勇于探索，少走弯路，以信息化带动工业化，通过转型升级，蜕变成为行业佼佼者！

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