这些工作，完全可以交由外贸管理软件自动执行！

2020-05-08

      把一些工作管理的标准交给外贸管理软件自动执行，这就是工作流解决的最核心问题。

      工作流（Workflow），指“业务过程的部分或整体在计算机应用环境下的自动化”。其实就是根据用户配置的规则，将企业的管理流程及制度规则，转化为系统自动执行的流程。

工作流主要可以做两类工作：一是帮助企业最大化利用和管理客户相关资源（客户档案、线索、商机、订单、报价单、回款单），二是帮助管理者监督提醒业务员跟进重要工作。而汇信外贸管理软件中的工作流恰恰是从这两个方面实行管控的。

      最大化利用和管理客户相关资源

      汇信外贸管理软件中制定了公私海管理规则。私海，顾名思义，就是每位业务员跟进的客户池，也就是他的“私人客户列表”。在此基础上，我们设立了“公海规则”，即让一些暂时没有意向的客户、暂时跟进不过来的客户、没有能力继续跟进的客户等等，不管什么原因，只要在规定时间内没有被跟进，这部分客户就会被系统自动从“私海”转移到公司的“公海”之中，方便其他业务员在此处“捞鱼”，避免客户资源的浪费。

      Part 1 分配人员

      公海客户自动盘活：系统将久未联系的公海客户自动分配给多个业务员。

      自动分配线索：将新建线索自动轮流分配给多个业务员。

      指定分配线索：根据国家地区或客户规模自动分配线索给指定业务员。

      客户、线索的分配是管理者日常工作之一，将分配人员的判断规则转化为工作流，让系统自动分配，就可以避免分配遗漏问题，也不用担心被质疑人为分配的公平问题。

      Part 2 移入公海

      线索自动移入公海：将未跟进的线索自动移入公海，提高线索资源的利用率。

      客户高级公海规则：将久未成交的客户自动移入公海，移入公海之前会自动发出系统通知，以督促员工跟进客户。

      Part 3 自动变更

      自动识别重要客户：根据商机销售金额标注客户等级。

      自动变更订单状态：当签单时，自动将订单状态变更为“已签单”；同样的当回款完成时，自动将订单状态变更为“已完成”。

      监督提醒业务员跟进重要工作

      Part 1 系统通知

      滞留商机跟进提醒：提醒商机团队成员去处理久未跟进的商机。

      重要客户跟进提醒：当重要客户的未联系天数>30天时，自动给跟进人发送跟进提醒。

      工作流无论是减少人为操作，提供工作效率，还是优化线下业务流程，提高管理水平均有很大的帮助。

      汇信外贸管理软件的工作流管理，可以代替业务员完成数据录入等机械类工作，而且比人工更高效、更准确。同时，业务员也可以将更多的时间精力放在在提高销售业绩等更重要的工作上。可以说，借助工作流，企业可以真正实现自上而下、自下而上的信息顺畅流通，将沟通管理成本降到最低。

      经历了第一个阶段的“无纸化、重复工作、流程孤岛、系统孤岛、数据孤岛”过程，目前工作流正在实现“智能化、效率质量提升、外部数据整合、消除信息孤岛、内部数据整合”的第二阶段。在企业大量部署智能管理平台的今天，汇信外贸管理软件中的工作流已经成为业务流程管理中牢不可分的一部分，并切实为企业提高效率带去了价值。

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