2020-01-11
随着国际贸易的发展，国际贸易货物单据化，商品买卖以单据买卖的形式来实现，买卖双方的货款结算是以单据而非货物为依据，商品的买卖往往表现为单据的买卖，单据制作越发重要，单证管理系统的好坏直接关系到企业外贸业务的完成和经济效益的实现。
一套正确、完整、及时、清晰的单证是能否顺利结汇的关键，需要相关工作人员认真负责、细心耐心地完成。需要对各种单据的性质、作用、具体内容、缮制注意事项、各有关法律以及国际贸易惯例等都应该有所了解，才能确保在制作单证的时候能顺利结汇。
虽然说单证的制作不是很复杂，但是对人的专业和办事的仔细程度是有很大的要求的。为了防止错列，漏列等问题，在填写这些单证时要特别细心，注意日期是否正确，在做单时是不允许有任何差错的。一旦出现小差错将导致整个流程出现漏洞，造成不必要的损失。
目前手工制单操作遇到的问题
目前手工制单操作遇到的问题:
1.单据格式繁琐，制单困难。格式大致有《中华人民共和国海关出口货物报关单》、《报关单据》、《清关单据》、《出口货物委托书》等多种单据。如果公司涉及拼箱、拆箱、零头箱等情况，箱单的处理更为复杂繁琐。
2.单证归档问题。外贸业务常常存在分批出运、合并出运等业务模式，繁琐的操作在于一份合同的数据只能产生一类相应的单据，使单证的归档变得困难。
3.单证查询问题。鉴于第二条，通过发票号快速找到对应的外销合同，变得尤为困难。
如果以上都是通过手工操作来完成，比较消耗资源。另外，如果有异地办公人员，还要经常为异地的业务部门进行相关归档单证的查找，加大了员工的工作量。从节省员工工作量，降低员工劳动强度，提高工作效率的角度考虑，需要引进一款用于单证操作的单证管理软件，简化操作流程，提高单证操作运行的效率。
汇信单证管理系统
产品特点
所有的单证样式均可以按照客户的要求去定制模板。
支持生成四套单据：报关单据、结汇单据、商检单据、给客人清关单据。
通过软件自动生成的单据格式，可以直接生成Word 、Excel 、Pdf 、jpg等office文件。
单据格式上可以直接挂接公司的电子签章和法人签名。
在流程业务上，原先繁琐的操作在于根据一份合同的数据来产生相应的各类单据。汇信单证管理系统可一次性生成四套单据格式，大大减低了工人操作的工作强度。
汇信单证管理系统最大限度的整合企业信息数据，真正把分散于个人资源数据，整合成为公司整体的资源数据。
根据企业行业特点及管理需要，动态配置相应系统模块，加强业务风险的管理，实现精细化作业模式。
从收付两条线源头的数据管控开始，配合各岗位节点的监控，与实时数据查询分析系统配合，从而确保资金流向的正确性和安全性。
客户案例
简介：山东润科国际贸易有限公司隶属于山东潍坊润丰化工股份有限公司，润丰化工作为中国最大的农化产品生产者和供应商之一，面向全球客户提供植保产品和相关服务，是国家定点的农药生产企业、山东省高新技术企业，拥有自营进出口权，润丰成立于2000年10月，农药出口额位居全国第一位。市场中心暨山东润科国际贸易有限公司是公司的战略管理与运营总部，已经建立了涵盖60多个国家和地区的客户网络，正在朝着构建国际化市场营销平台和全球产品供应网络的战略目标稳步推进。
项目介绍：山东润科国际贸易有限公司于2018年9月份开始正式布局使用汇信外贸单证管理系统+接口开发设计。
应用效果：与润科的初次沟通是在网络上，因为双方了解不够全面，当时汇信误以为客户只是要简单的单证管理，所以就一直朝着这个方向给润科介绍。后来经过几番深入接触和面对面详谈，才挖掘出客户的真正顾虑——想利用新系统完善信息化，但又怕新系统与老系统不能有效的衔接，造成数据反复和工作冗余。针对客户的需求和当前顾虑，汇信整合技术人员意见拿出了可行性解决方案，并让双方技术进行实质性的接触探讨，验证了方案的价值，达成了合作。
1.通过系统可以直接生成各种单据格式，可直接另存为excel、PDF等格式查询各种历史报价。
2.成本核算更简洁，简化操作流程，提高操作运行的效率。
3.打印多种票据价，大大减低了工人操作的工作强度。
目前，润科除了利用汇信软件对客户、供应商、单位地址、商品库、海关编码、航运费、单证等实现了综合管理以外，与用友NC的BPM合同、订单、备货单、出库单、发票、质检单等也实现了数据对接。
汇信软件真正让企业管理走上了数据一体化的道路，帮助润科插上腾飞的翅膀，继续领跑整个行业； 真正做到“以客户为中心”，专注、创新、共生、共赢，为客户提高效率，降低成本，让中国的外贸企业更好的走向世界！
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