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外贸管理软件是如何提高管理效率的？

2015-12-11

外贸管理软件对于提升外贸业务人员的管理效率，特别是外贸业务人员的执行过程和管理者的考核过程的效率，具体表现在以下几个方面：

1. 设定客户跟进规则

许多外贸企业对于业务人员管理客户，都没有设置具体的规则，无论是从展会上获得的一些客户名片，还是B2B网站上面收获的一些询盘，都是直接分给业务人员去跟进。

终分了多少客户给不同的业务人员不知道，业务人员有没有及时去跟进客户不知道，业务人员跟进到了什么程度也不知道，造成了极大的客户资源浪费。

而通过外贸管理软件，可以去设置每个业务人员对于每种类型客户的保留数量，比如A业务人员跟进的热门客户数量为50家，B业务人员跟进的热门客户数量为100家等等，这样，如果公司再分配一家客户给他，而他保留的客户数量满了的情况下，他就需要用一家客户来进行交换。

2.客户跟进过程流程化，透明化，规范化

前面说到，由于客户分散在各个业务人员手中，对客户的跟进过程的记录仅仅是通过手工Excel的方式来进行记录，甚至没有记录，这样无法判断每个业务人员手中的客户到了什么进度，从而无法知道客户为什么没有进一步动作。

通过外贸管理软件，就可以把客户跟进的过程流程化，比如按照客户与我们签约的进度来判断客户的等级，开发信客户，回复询盘客户，样品单客户，报价的客户，下了试单的客户，终合作客户等等，把这些客户跟进的阶段全部预设在软件当中，管理者和业务人员自身就可以很清楚地知道那些客户到了那些接单。

如果通过外贸管理软件，由于业务人员每一步跟进客户的工作如制定销售计划，记录客户资料，回复客户邮件，给客户报价，客户下样品单，给客户做合同，记录客户投诉等都可以在系统中完成，不仅仅得以保存所有的客户资料，方便业务人员自身跟进客户，更加让管理者能够随时得到想要的数据，从而能够制定更加完善的KPI。

所以，要想提升业务人员的管理效率，重点在于他们的工作过程能否执行到位，而他们的执行是否到位，重点在于对他们的执行过程能否进行检查和考核，这个单纯凭借手工的方式，是无法做到的，需要借助于外贸管理软件。