如何打好外贸ERP管理软件有效运行的持久战？

2017-09-15

系统顺利上线固然可贺，但对一个外贸ERP管理软件项目而言，后期的运维工作同样重要。特别是系统刚刚上线时，业务部门不熟悉相应的流程操作、IT部门与业务部门没有共同语言缺乏协作、ERP项目上线后留不住实施人才……

　　各种各样的问题让CIO们压力山大。

　　如何打好外贸ERP管理软件有效运行的持久战?

　　围绕ERP上线后如何让系统稳定运作并打好持久战，CIO必须要有清楚的认识，这对于公司来说是一个不容忽视的问题。

　　好在办法总比困难多。

　　别让数据毁了你的外贸ERP管理软件

　　外贸ERP管理软件上线前的数据主要是静态的基础参数设置，只要组织大量人员进行攻坚战，一般能顺利解决。但ERP上线后，数据就以动态为主，例如仓库的动态库存量、财务往来数据、销售业务和订单的处理，还有车间生产排程与计划变更、计划取消等等数据。根据ERP的说法：“垃圾数据进，垃圾数据出”。显然ERP上线后，让数据时时真实可靠是一个长期的任务。但是一般来说企业在ERP上线之后的前几个月都会遇到数据不准的问题。这里的数据包括业务和财务两方面。造成这种局面并不是企业的过错也不是软件的过错，这是一个必然的过程。

　　因此，在ERP系统运作初期必须建立对系统数据关键点每天稽核的制度。从制度上要求和保证各个用户及时、准确、完整的数据录入，使物流、信息流、资金流保持一致，从而保证随时从ERP系统获取的信息都是真实有效的。

　　业务流程“维稳”为主

　　如果说数据是基础，那么流程就是灵魂。外贸ERP管理软件上线前需要对业务流程进行改进或重组，主要是为了让ERP软件流程与公司业务流程配合一致而进行的改进，这对公司来说属于大规模改革性质的流程改进。但另一方面，企业在应用ERP后，也必然会发现很多的管理制度与 ERP系统还会产生差异与不一致，这个时候就需要对原有的务流程进行调整。需要调整流程的不仅仅是那些上线时未纳入系统的流程，还包括已经运行了一段时间的系统流程。但有一个前提需要清楚的是，必须先确保业务流程的稳定，然后才能进行微调和改良。否则企业整天处于大规模的革命性业务流程变动，会让员工不知如何操作，对ERP系统的稳定运行是致命的打击。

　　一般的方法是先将主要业务流程用好，再逐步扩展到次要业务流程。同时，对于新发生或者新产生的业务流程，首先要分析这种新产生的业务流程是否为企业一定要选择或执行的业务流程。其次要分析该业务流程是否要纳入系统。还有在将新的业务流程纳入ERP系统时一定要做到“数据准，流程清，规则明，操作熟”。因此，我们必须对使用过程中，不合理的流程、不合理的操作进行设置，对于企业的实际业务变更做出响应和改良。

　　别把IT部变成救火队

　　一般来说，公司为了保证系统上线都会成立专职ERP实施项目组，并制定奖励政策。但是在系统的成功上线后，项目组也就随之解散。而事实上，企业要想保证ERP系统的持续改进，必须要制定有效的上线后的IT服务团队和IT维护流程。必须要有专门的团队和人员去从事ERP的维护和改良的工作，并使IT服务团队的工作流程化，以便于配合各业务部门提高工作效率，而不是漫无边际的天天做救火队员。

　　稳定运行后，也别忘了终端用户

　　一旦稳定的外贸ERP管理软件被创建完成，将实现每2-3个月对每个终端用户进行一次回访。并且确保回访形成文档，以便以后新员工培训有效利用，及流程改良时使用。

　　总之，上线成功只是ERP项目万里长征走完的第一步，持久的稽核与维护才是一项长久的工程，只有建立了规范的上线后维护服务流程和管理制度，ERP才会应用得更顺畅。

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